Меню

Кому доверить аутсорсинг бухгалтерии. Выбираем надежного исполнителя

Если вы задумываетесь о том, чтобы полностью или частично передать бухгалтерский учет вашей компании сторонней организации, то эта статья будет вам полезна.

Выбираем надежного исполнителя

Поиск в Сети

Поиск в аутсорсинговой компании в интернете, пожалуй, самый распространенный и простой вариант. Первое, на что тут нужно обратить внимание – это сайт компании. Он должен быть удобным для пользователя и наиболее подробно рассказывать о возможностях бухгалтерской фирмы.

Безусловно, сайт – это только внешняя сторона. Однако по нему можно многое понять о потенциальном исполнителе. Так, например, обратите внимание на различные описания и тексты на портале. По ним можно определить, на каком языке аутсорсинговая компания будет с вами разговаривать: на понятном вам обоим или понятном только ей самой. Также проверьте актуальность размещенной информации, часто ли сайт обновляется и как быстро вам отвечают.

Помимо сайтов можно также посмотреть в интернете специализированные форумы. Однако мнения у всех разные, поэтому на фоне большого количества положительных отзывов о какой-либо бухгалтерской компании кто-то может выражать свое явное недовольство. Одним словом, компаний, которые полностью устроили бы всех, не существует. Как и людей, которые нравились бы всем без исключения. А иногда и сам заказчик бывает с характером и относится к тому типу людей, которые всем недовольны. Поэтому пара отрицательных отзывов вовсе не говорят о том, что с тем или иным исполнителем нельзя иметь дел.

Поиск по знакомым

Можно обратиться в компании, которые проверены вашими партнерами или знакомыми, и уже обслуживают их. «Сарафанное радио» – это, наверное, лучшая рекомендация. Хотя целиком и полностью полагаться на мнение знакомых все-таки не стоит. С потенциальным исполнителем стоит предварительно встретиться, присмотреться к нему и задать интересующие вас вопросы.

Поиск среди аудиторов

Наименее очевидный вариант поиска бухгалтерской компании, которым, тем не менее, пользуются очень редко. Почему исполнителя стоит искать среди аудиторов?

Во-первых, большинство аудиторских компаний оказывают также и аутсорсинговые услуги. Тесное взаимодействие двух направлений – аудита и аутсорсинга – отличная возможность получить оптимальный уровень бухгалтерского сервиса.

Во-вторых, деятельность аудиторов законодательно регулируется (Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ), а каждая аудиторская компания обязательно является членом СРО. Чтобы получить членство в СРО, необходимо соответствовать определенным требованиям, которые в итоге защищают интересы вашей компании. Таким образом, это гарантирует, что сотрудники аудиторских компаний являются высококвалифицированными специалистами.

7 вопросов потенциальному аутсорсеру

Если потенциальный исполнитель вами уже выбран, задайте ему несколько вопросов. С их помощью вы сможете оценить, действительно ли выгодно и комфортно вам с ним будет сотрудничать.

  1. Какие услуги предоставляет аутсорсинговая компания?

    Уточните, какие модели обслуживания может предоставить бухгалтерская компания. Понятно, что, прежде всего, это аутсорсинговые услуги. Но тут важно немного другое: какой именно набор услуг есть в арсенале исполнителя и насколько гибкие варианты он готов предложить. Например, в дальнейшем вам понадобится сократить или расширить пакет предоставляемых услуг. Сможете ли вы это сделать? Также обязательно узнайте, готов ли аутсорсер представлять ваши интересы в контролирующих органах, оказывает ли он услуги по налоговой оптимизации, по полному или экспресс-аудиту бухгалтерии.

  2. Кто из сотрудников будет заниматься бухучетом?

    Обязательно выясните информацию о конкретных исполнителях. Безусловно, исполнителем по договору на оказание аутсорсинговых услуг выступает юридическое лицо, но непосредственно выполнять все действия будет отдельно взятый сотрудник.

    Внимание следует обратить не только на профильное образование и стаж сотрудников, но и на наличие у них сертификатов, профессиональных дипломов, почетных грамот и благодарностей. Выясните, занимается ли аутсорсинговая компания повышением квалификации своих работников, достаточно ли на это выделяется времени и ресурсов.

    Надежные бухгалтерские фирмы, как правило, с удовольствием предоставят вам такую информацию, поскольку их предмет гордости и основной актив – высокопрофессиональные сотрудники.

  3. Как осуществляется контроль качества аутсорсинговых услуг?

    Узнайте, как происходит контроль качества, какая система для этого применяется: постоянная или итоговая, сплошная или выборочная. Также значение имеет то, как осуществляется этот контроль, то есть собственными силами или с привлечением сторонних специалистов – аудиторов. Конечно, аудиторы – предпочтительный вариант, поскольку они обеспечивают объективный контроль качества. Уточните также, предусмотрена ли персональная ответственность работников за качество проделанной работы.

  4. Сможете ли вы сами контролировать процесс оказания услуг?

    Этот вопрос обязательно следует задать. Перед контролирующими органами вы, как руководитель, несете полную ответственность за организацию бухгалтерского учета своего предприятия. Поэтому процесс оказания бухгалтерских услуг вам необходимо контролировать.

    Работа выбранной вами аутсорсинговой компании должна быть полностью прозрачной. В любой момент вы, как заказчик, должны понимать, что происходит в вашей бухгалтерии. В любой момент исполнитель должен быть готов предоставить всю необходимую информацию о ваших доходах и расходах, состоянии счетов, стоимости активов и обязательств, степени готовности отчетов.

    Дополнительный плюс следует отдать аутсорсерам, располагающим онлайн-сервисами, с помощью которых каждый клиент может следить за их работой. В таком случае вам не придется писать письма исполнителю или звонить ему, чтобы узнать, как идут дела. Это можно увидеть самостоятельно, достаточно просто зайти в сервис.

  5. Какие есть гарантии соблюдения конфиденциальности?

    Аутсорсинговая компания должна предоставить вам гарантии неразглашения конфиденциальной информации. Обязательно пропишите в договоре с бухгалтерской фирмой те категории информации, которые считаются для вас конфиденциальными, а также обозначьте круг лиц, которых вы допускаете к этим сведениям. Не забудьте также четко прописать степень ответственности за нарушение конфиденциальности. Предусмотрите материальную ответственность аутсорсеров за нарушение гарантий и обязательств.

    Вопрос хранения информации также имеет прямое отношение к вопросу конфиденциальности. Следует обязательно выяснить, каким образом и где бухгалтерская компания хранит информационные базы клиентов: на жестких дисках своих компьютеров, на собственном сервере или на удаленных серверах.

  6. Как происходит формирование цены услуг?

    Гибкость – основной критерий цены. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии не может быть для всех компаний одинаковой, она определяется исходя из особенностей того или иного бизнеса. У кого-то больше бухгалтерских операций, у кого-то меньше. Кто-то работает с зарубежными поставщиками или покупателями, кто-то нет. В общем, исполнитель должен в каждом конкретном случае учитывать систему налогообложения заказчика, количество банковских и/или хозяйственных операций, объем обязательной налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности, количество работников. Тариф рассчитывается индивидуально и предлагается вам аутсорсером с учетом перечисленных выше моментов.

  7. Предусмотрена ли материальная ответственность исполнителя?

    Добросовестная бухгалтерская фирма всегда несет материальную ответственность за те свои ошибки, которые обернулись для заказчиков штрафами или другими убытками. Тут надо понимать, что ошибки – это «естественные» издержки любой работы, особенно, такой сложной, как бухгалтерский учет. От них никто не застрахован: ни аутсорсинговая компания, ни штатный бухгалтер. Вопрос лишь в том, насколько исполнитель готов за свои ошибки расплачиваться. В ситуациях со штатным бухгалтером это практически невозможно, несмотря на то, что он является материально ответственным лицом. У такого сотрудника может просто не быть для этого финансовых возможностей, а в случае суда (если до него вдруг дойдет дело) закон, скорее всего, будет на стороне обычного работника. С аутсорсинговыми компаниями другое дело. Они являются юридическими лицами и, если их материальная ответственность отражена в договоре, то обязаны ее нести. Кроме того, они располагают для этого достаточными ресурсами.

В качестве заключения

В данной статье мы не поговорили про еще один критерий оценки профессионализма аутсорсинговой фирмы – стаж ее работы. Сделали мы это сознательно, поскольку, во-первых, он неоднозначен, во-вторых, очевиден. Далеко не всегда выгодно и комфортно работать с крупными компаниями, которые давно заняли свое прочное место на рынке. Такие организация, обычно, не гибки, отличаются неповоротливостью, кроме того стоимость их услуг зачастую бывает слишком высокой. Однако крупный бизнес часто смотрит в сторону таких компаний. Если же вы руководитель среднего или малого бизнеса, то лучше найти исполнителя среди фирм небольшого и среднего размера, чем обращаться к гиганту. Впрочем, решение любом случае принимать вам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Мы с вами свяжемся

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Мы с вами свяжемся

Ваши данные не будут переданы третьим лицам